ระบบสารบรรณ อปท. เลือกอย่างไรให้ตรงระเบียบงานสารบรรณ และ e-Saraban กับลายเซ็นดิจิทัล

หลาย อปท. กำลังเปลี่ยนจากงานสารบรรณแบบกระดาษมาเป็น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) บทความนี้อธิบายความต่างของ ระบบสารบรรณ แบบต่าง ๆ สิ่งที่ต้องทำให้ตรงระเบียบงานสารบรรณ และวิธีเลือกระบบให้เหมาะกับ อบต. เทศบาล อบจ. และหน่วยงาน อปท.

ระบบสารบรรณ กับ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ต่างกันอย่างไร

• ระบบสารบรรณแบบเดิม — ใช้สมุดทะเบียนรับ-ส่งและแฟ้มกระดาษ ค้นหายาก ตรวจสอบย้อนหลังลำบาก
• ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) — ทำงานออนไลน์ทั้งหมด ลงรับ-ส่งหนังสือ ออกเลขทะเบียนอัตโนมัติ ร่างและลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัล จัดเก็บ-ค้นหาเอกสารได้ทันที พร้อม Audit Log

e-Saraban ต้องทำตามระเบียบงานสารบรรณอะไรบ้าง

งานสารบรรณของหน่วยงานราชการอยู่ภายใต้ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีจึงควร:

• รองรับ หนังสือราชการ 11 ประเภท ตามระเบียบฯ ฉบับที่ 4 (พ.ศ. 2564) ที่เพิ่มเรื่องสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
• มีทะเบียนหนังสือรับ-ส่ง และรันเลขทะเบียนอัตโนมัติตามรูปแบบราชการ
• รองรับการส่ง หนังสือเวียน ภายใน และส่งข้ามหน่วยงาน

ลายเซ็นดิจิทัลในงานสารบรรณ

ระบบควรรองรับ ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) รูปแบบ PKCS#7 ทั้งนี้ลายเซ็นดิจิทัลจะมีผลตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อใช้ร่วมกับใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) ที่ออกโดยผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรองจาก ETDA เช่น TDID จึงควรเลือกระบบที่มีบริการช่วยจดทะเบียน Certificate ให้ครบวงจร

เช็กลิสต์เลือกระบบสารบรรณ อปท.

1. ตรงระเบียบงานสารบรรณ — หนังสือ 11 ประเภท + ทะเบียนรับ-ส่ง + เลขอัตโนมัติ
2. รองรับลายเซ็นดิจิทัล PKCS#7 + ช่วยจดทะเบียน Certificate (TDID)
3. ส่งหนังสือเวียนภายใน + ส่งข้ามหน่วยงานราชการได้
4. ปลอดภัย — เข้ารหัส SSL, Audit Log, 2FA, สิทธิ์หลายระดับ, สำรองข้อมูลในไทย
5. ใช้บนมือถือได้ + ทดลองใช้ฟรีก่อนตัดสินใจ

สรุป

การเลือก ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) ที่ตรงระเบียบงานสารบรรณและรองรับลายเซ็นดิจิทัล ช่วยให้ อปท. ทำงานเร็วขึ้น ลดกระดาษ และตรวจสอบย้อนหลังได้ AS SYSTEM ให้บริการระบบสารบรรณสำหรับ อบต. เทศบาล อบจ. และ อปท. ดูรายละเอียดและทดลองใช้ฟรีได้ที่นี่